Wenn Sie Daten analysieren müssen, die nur in einer Word-Tabelle vorhanden sind, können Sie die Excel-Funktion Externe Daten importieren verwenden, um Ihr Arbeitsblatt zu aktualisieren, wenn sich die Daten in der Word-Tabelle ändern. So erhalten Sie beispielsweise am Ende des Monats eine E-Mail mit einer aktualisierten Auflistung aller YTD-Rechnungen in einem Word-Dokument.

Excel-Tools zur Analyse der Daten

Scheuen Sie sich nicht Kollegen um Hilfe zu fragen wenn es um Excel geht

Sie möchten die Excel-Tools zur Analyse der Daten verwenden, möchten aber nicht jeden Monat Zeit mit der Eingabe der neuen Daten verbringen. Befolgen Sie diese Schritte, damit Excel Ihr Arbeitsblatt für Sie aktualisiert:

  • Öffnen Sie die Kopie des Word-Dokuments, das Sie als E-Mail-Anhang erhalten haben.
  • Wählen Sie die Tabelle aus.
  • Gehen Sie zu Insert | Table und klicken Sie auf Convert Table To Text. Klicken Sie in Excel 2007 unter Tabellenwerkzeuge auf die Registerkarte Layout und in der Gruppe Daten auf In Text konvertieren.
  • Klicken Sie auf OK.
  • Gehen Sie zu Datei | Speichern unter und speichern Sie eine Kopie der Datei im Klartext als Import_table.txt.
  • Öffnen Sie eine leere Arbeitsmappe in Excel.
  • Gehen Sie zu Daten | Externe Daten importieren und klicken Sie auf Daten importieren. Gehen Sie in Excel 2007 zu Daten | Externe Daten holen | Aus Text (Abbildung B).

Navigieren Sie zu und wählen Sie Import_table.txt

Klicken Sie auf die Schaltfläche Import. Klicken Sie zweimal auf die Schaltfläche Weiter. Sie können auch eine Word Tabelle in Excel einfügen und diese dort entsprechend analysieren. Klicken Sie auf Fertig stellen. Klicken Sie auf OK. Speichern Sie die Arbeitsmappe  als Import_from_Word. Nehmen wir an, Sie erhalten ein Update des Word-Dokuments.

Aktualisieren Sie die Daten in der Datei Import_from_Word, indem Sie diesen Schritten folgen:

Öffnen Sie das Dokument, das die aktualisierte Tabelle enthält. Gehen Sie zu Insert | Table und klicken Sie auf Convert Table To Text. Gehen Sie zu Datei | Speichern unter und speichern Sie eine Kopie der Datei im Klartext als Import_table2.txt. Word schließen. Öffnen Sie die Arbeitsmappe Import_from_Word. Klicken Sie in Excel 2007 auf die Schaltfläche Optionen, dann auf die Schaltfläche Aktivieren und dann auf OK. Gehen Sie zu Daten | Daten aktualisieren. Klicken Sie in Excel 2007 auf die Registerkarte Daten und dann auf Aktualisieren.

Navigieren Sie zu dem Dokument Import2_table.txt und wählen Sie es aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Import. Die neuen Daten wurden nun Ihrem Arbeitsblatt hinzugefügt, wie in Abbildung G dargestellt.

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